Ochrana soukromí a nakládání s osobními údaji

Zásady ochrany osobních údajů ZONER a.s, divize Software
s platností od 1. 9. 2018

1. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ

   Tento dokument obchodní společnosti ZONER a. s., IČO: 49437381, sídlem v Brně, Nové sady 583/18, PSČ 602 00, zapsané ve veřejném rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka č. 5824, založené podle práva České republiky (dále jen „Zoner“) definuje zásady ochrany osobních údajů (dále jen „ZOOÚ“) ve vztahu ke jeho zákazníkům a uživatelů programových produktů vytvořených a nebo jím poskytovaných elektronických služeb (dále jen souhrnně „Klienti“), a to konkrétně jeho organizační složkou (divizí) Software, a to v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a po 25. 5. 2018 rovněž v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), jinak známým jako GDPR (dále jen „Nařízení“). Ve smyslu Nařízení je Zoner zpracovatelem Osobních údajů (dále jen „Zpracovatel“).

   Osobními údaji se věcně rozumí veškeré informace o jakékoliv identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou se rozumí fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, identifikační údaje, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní či společenské identity této fyzické osoby, včetně zobrazení její fyzické podoby na fotografii nebo jiném grafickém ztvárnění.

2. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

   Zoner se zavazuje k tomu, že od Klientů nebude požadovat nebo ukládat větší rozsah Osobních údajů, než je nezbytně nutné pro dosažení každého z níže uvedených účelů anebo z důvodů plnění právních povinností:

   • OBJEDNÁNÍ A POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB. Pro účely objednání produktů a služeb zpracovává Zoner tyto Osobní údaje: jméno, fyzickou adresu, elektronickou (e-mailovou) adresu a telefon (dále jen „Základní identifikační údaje“) a případně další Osobní údaje (např. údaje vzešlé ze vzájemné emailové či telefonické komunikace), které od Klientů obdrží Zoner v souvislosti s objednáním služeb.
     Z důvodů vyžadovaných zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy zejména z oblasti daní uchovává Zoner také dokumenty (v elektronické nebo fyzické podobě) obsahující Osobní údaje, zejména faktury a dokumenty, z kterých vyplývá právní důvod pro vystavení faktury).
     V souvislosti s objednáním programových produktů anebo poskytovaných služeb zpracovává Zoner Osobní údaje Klientů týkající se druhu produktů a poskytovaných služeb, jejich rozsahu a ceně a informace o platební morálce Klienta.
   • POUŽÍVÁNÍ ZÁKAZNICKÉHO ÚČTU. Je-li užívání produktu nebo poskytování služby spojeno s nutností užití nějaké podoby Zákaznického účtu (např. Zoner účet), mohou být Zonerem zpracovávány další Osobní údaje rámec rozsahu Základních identifikačních údajů. Rozsah těchto údajů je vyjmenován v podmínkách platných pro Zákaznický účet. Zákaznickým účtem se rozumí služba v síti internet, která sdružuje data a nástroje spojené s užíváním vybraných programových produktů nebo služeb, zejména, nikoliv však výlučně těch, jichž je Zoner autorem nebo provozovatelem.
   • POUŽÍVÁNÍ ON-LINE ÚLOŽIŠT DAT. Při používání služeb Zoneru spojených s ukládáním dat Klientů (např. Zonerama nebo Zoner Photo Cloud), které rovněž mohou mít povahu Osobních údajů, jsou tato data ukládána v souladu s podmínkami platnými pro každou takovou službu.
   • POUŽÍVÁNÍ PRODUKTŮ A SLUŽEB V SÍTI INTERNET. Při používání programových produktů vyžadujících připojení k síti internet anebo služeb v síti internet mohou být zaznamenávány Osobní údaje spočívající v provozních, lokalizačních údajích a záznamech (tzv. logy) přístupových zařízení Klientů, které jsou vytvářeny nebo zpracovávány při zajišťování veřejných komunikačních sítí a při poskytovávání veřejně dostupných služeb elektronických komunikací. Související IP adresy je Zoner povinen ukládat na základě § 97 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích).
     Kromě lokačních údajů mohou on-line služby sbírat také informace o vybraných úkonech, které Klient činí, včetně doby používání, o všech Klientem navštívených webových stránkách, navštívených odkazech a pohybu Klienta na webových stránkách služeb apod. V žádném případě nejsou sbírány žádné údaje ze zpracovávaného obsahu jakékoliv povahy a ani metadat, vyjma zcela všeobecných údajů o ukládaných datech (např. rozměry fotografií, typy formátů, datový objem apod.). Získané údaje mohou být zpracovány ve službách třetích stran (např. Google AdWords, Google Analytics, Wingify Visual Website Optimizer, Seznam Sklik a Facebook).
     Rozsah zpracovávaných Osobních údajů je vyjmenován v provozních podmínkách každé služby, která tyto údaje zpracovává. Získané údaje jsou předávány do Zoneru ke zpracování výlučně anonymně, nejsou jakkoliv spojovány s konkrétním Klientem a slouží výhradně pro statistické účely, podporu vývoje a optimalizaci služeb.
   • OSOBNÍ STYK S KLIENTY. V prostorách Zoneru, které jsou určeny pro styk s klienty, probíhá ukládání kamerových záznamů, které jsou rovněž Osobními údaji, za účelem prevence vzniku škod.

   Zpracování výše uvedených Osobních údajů může být nezbytné pro účely oprávněných zájmů Zoneru (včetně případného vymáhání oprávněných nároků nebo ochranu práv Zoneru v soudním nebo jiném řízení) a nevyžaduje tak přímý souhlas Klienta.

   Pokud je zpracování shora uvedených Osobních údajů nezbytné k  uzavření anebo plnění závazků Zoneru vůči Klientům a Klient nesouhlasí s jejich poskytnutím anebo zpracováním pro uvedené účely, má Zoner, není-li stanoveno zvláštní smlouvou mezi Zonerem a Klientem, v tomto případě právo odmítnout Klientovi možnost užívání produktu nebo poskytování služby v plném rozsahu, a to bez jakékoliv formy kompenzace.

3. ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ PRO OBCHODNÍ A MARKETINGOVÉ ÚČELY

   Osobní údaje Klientů využívá Zoner rovněž pro marketing a pro propagaci dalších produktů a služeb.

   Osobní údaj, kterým je e-mailová adresa, je zpracováván za účelem elektronického zasílání obchodních sdělení týkajících se produktů a služeb Zoneru bez souhlasu Klienta v souladu s právními předpisy, neboť je to v oprávněném zájmu Zoneru. Podmínkou zasílání obchodních sdělení na adresu Klienta je, že Klient má jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem, zdarma nebo na účet Zoneru odmítnout souhlas s takovýmto využitím své e-mailové adresy i při zasílání každé jednotlivé zprávy, pokud již toto využití e-mailové adresy dříve neodmítl. Pokud Klient sdělí, že se zasíláním obchodních sdělení nesouhlasí zpracování e-mailu jako Osobního údaje pro obchodní a marketingovou činnost bude okamžitě ukončeno.

4. DALŠÍ ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

   Návštěvou internetových stránek Zoneru jsou návštěvníkem stránek (dále jen „Návštěvník“) automaticky sděleny Osobní údaje o jeho IP adrese, poloze, prohlížeči, systému nebo rozlišení obrazovky. Tyto Osobní údaje jsou získávány prostřednictvím webových analytik Google Analytics poskytovaných společností Google, Inc. a slouží výhradně pro interní potřebu Zoneru za účelem analýzy a zlepšování služeb. V případě, že Návštěvník na svém koncovém zařízení návštěvě webových stránek udělí Zoneru souhlas s ukládáním údajů o jím navštívených webových stránkách, navštívených odkazech a pohybu v konkrétní internetové doméně (tzv. cookies), zpracovává Zoner tyto záznamy za účelem lepšího provozu těchto internetových stránek a za účelem budoucího rozlišení a usnadnění přístupu Klienta k těmto stránkám při opakované návštěvě. Právním základem pro toto zpracování je souhlas udělený návštěvníkem stránek, jenž je nabídnutý Návštěvníkovi při otevření jakékoliv stránky v příslušné internetové doméně, která používání záznamů cookies vyžaduje.

5. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

   Veškeré Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po dobu trvání důvodu zpracování osobních údajů.

   Jestliže Klient sám po skončení užívání produktu anebo po ukončení poskytování služeb nezruší svůj Zákaznický účet, budou Osobní údaje nutné pro používání Zákaznického účtu zpracovávány Zonerem po dobu tří roků, a to za účelem možnosti objednávky dalších služeb bez nutnosti vytvářet nový Zákaznický účet, neboť je to v zájmu Zoneru.

   Po ukončení užívání produktu anebo poskytování služby a po zániku všech souvisejících závazků z uzavřené smlouvy (včetně případné záruky) je ukončeno zpracování Osobní údaje pro tento účel zpracovávat a Osobní údaje jsou vymazány, pokud tyto Osobní údaje nebo některé z nich nejsou zpracovávány pro jiný účel.

   Pokud jsou zpracovávány osobní údaje z jakéhokoliv důvodu plnění právní povinnosti, jejich zpracování ukončí Zoner po uplynutí zákonem stanovené lhůty.

6. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

   Veškeré interní procesy týkající se zpracování osobních údajů v Zoneru probíhají v souladu s Nařízením.

   Při zpracování osobních údajů dodržuje Zoner zásady zákonnosti zpracování osobních údajů a zaměřuje se na zákonnost, korektnost, transparentnost, omezení účelu, minimalizaci údajů, přesnost, omezení uložení, integritu a důvěrnost osobních údajů.

   Zoner zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně, přičemž vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních, tak i automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

   Osobní data jsou zpracovávána Zonerem v Datových centrech, přičemž Datovým centrem se rozumí specifický prostor (místnost, budova), který je speciálně navržen pro umístění počítačových systémů a souvisejících komponent a který slouží pro zajištění provozu aplikací a služeb, poskytovaných prostřednictvím informační a komunikační infrastruktury.

   Personální zabezpečení ochrany Osobních údajů je zajištěno prostřednictvím těchto opatření:

   • Přístup k Osobním údajům Klientů mají pouze osoby, u nichž to nutně vyžaduje dosažení účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány. Za tímto účelem v Zoner probíhá pravidelný audit.
   • Zaměstnanci zákaznické podpory programových produktů a služeb mají přístup pouze k těm Osobním údajům, které potřebují pro autorizaci požadavků a identifikaci Klientů. Tento přístup je nutný pro řádný chod zákaznické podpory programových produktů a poskytovaných služeb.
   • Všechny osoby mající přístup k Osobním údajům jsou patřičně proškoleni o jejich ochraně a jsou povinni dodržovat mlčenlivost.

   Technické zabezpečení ochrany Osobních údajů je zajištěno prostřednictvím těchto opatření:

   • Datová centra Zoneru mají elektronicky kontrolovaný fyzický přístup. Objekty, v nichž se Datová centra fyzicky umístěna, jsou střežené ostrahou v režimu 24/7 a veškeré osoby vstupující do objektů Datových center jsou evidovány. Přístupy nejsou vydávány osobám třetích stran a přístup a manipulace s technickým vybavením Datových center probíhá vždy výhradně pod dohledem pověřeného pracovníka Zoneru.
   • Primární i sekundární Datová centra Zoneru jsou kruhově propojena optickým vláknem, které je ve výhradním pronájmu Zoneru. Interní provoz mezi Datovými centry je tímto opatřením chráněn proti úniku dat fyzickým oddělením od vnějšího síťového prostředí.
   • Clusterová infrastruktura používaná pro služby Zoneru cloudové i hostingové povahy je postavena výhradně na platformách VMware vSphere a Microsoft Hyper-V. Tyto platformy zajišťují nejvyšší možnou bezpečnost virtuálních serverů, která je dostupná na trhu virtualizačních řešení. Síťový provoz je rozdělen z důvodu bezpečnosti a ochrany přenášených dat na nezávislé logické sítě (VLAN). Logickými sítěmi je oddělené i řízení celé infrastruktury od Datového provozu Klientů. Data virtuálních serverů jsou uložena na několika centrálních síťových úložištích typu SAN (Storage Area Network). Síť SAN je na fyzické úrovni oddělená od ostatních sítí a data jsou tak zcela nepřístupná z vnějšího síťového prostředí.
   • Zálohování dat virtuálních serverů probíhá přes nezávislou SAN síť nebo přes dedikovanou oddělenou VLAN. Přenos záloh do sekundární lokality je prováděn přes výše uvedený optický okruh.
   • Pro další posílení ochrany dat uložených na platformách Linux a VMware jsou zálohy přenášeny šifrovaně a zálohovací software k serverům přistupuje prostřednictvím mechanismu autentizace privátním klíčem. Přístup k zálohovacím serverům a zálohám mají výhradně pověřené osoby. Zálohovaná data nejsou přenášena nikam mimo Datová centra Zoneru.
   • V případě ukončení služby jsou všechna data v souladu se zákonnými požadavky a lhůtami smazána z datového úložiště a záloh. Při výměně disků nebo likvidaci vyřazeného hardwaru jsou všechny disky prověřeny a promazány pověřenou osobou.

   Z výše uvedeného je průkazné, že Zoner je Zpracovatelem poskytujícím dostatečné záruky zavedením vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky Nařízení. Všechna Datová centra využívaná Zonerem, v nichž jsou ukládány Osobní údaje, především jejich kritická provozní (technologická) infrastruktura jsou z výše uvedeného pohledu spolehlivá, efektivní a škálovatelná, zajišťují maximální dostupnost a bezpečnost provozovaných systémů a aplikací. Zoner při poskytování svých programových produktů a služeb tak naplňuje požadavky Zpracovatele uvedené v článku 27 odst. 1 Nařízení.

   Ke dni vydání ZOOÚ nejsou závazně stanovena kritéria pro akreditaci subjektů oprávněných vydávat osvědčení dobré praxe při ochraně osobních údajů ani kritéria pro vydávání tohoto osvědčení, které by umožňovala certifikovat soulad shora uvedených postupů a právních předpisů. Právní předpisy nevyžadují a v době vydání ZOOÚ ani neumožňují Zoneru získání takové certifikace. V případě následné existence akreditačních mechanismů si Zoner vyhrazuje právo, pokud nebude získání takového osvědčení povinné, získání takového osvědčení (nebo pečetě, známky) akreditovaným subjektem nevyužít.

7. POSKYTOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM OSOBÁM

   Osobní údaje nejsou Zonerem nikdy poskytovány pro obchodní a marketingové účely třetích osob bez výslovného souhlasu Klientů.

   V případě, že objednané služby nebo jejich část zajišťuje Zoner prostřednictvím jiných osob (např. výrobce fotoknih, doručovatel zásilek, certifikační autorita apod.) nebo poskytnutí objednané služby nezbytně vyžaduje předání osobních údajů další osobě (např. osobě provádějící nějakou formu registrace v centrálním registru), poskytne Zoner těmto třetím osobám osobní údaje Klienta pouze v rozsahu nezbytně nutném pro poskytnutí objednané služby (například uvedení jména, adresy nebo telefonního čísla). K tomuto nakládání s Osobními údaji je Zoner oprávněn bez výslovného souhlasu Klienta, neboť v opačném případě by nebylo možné splnit smlouvu s Klientem a požadovanou službu Klientovi poskytnout. Zoner je však vždy povinen zajistit, aby tyto třetí osoby dodržovaly veškeré povinnosti související s ochranou Osobních údajů a osobní údaje Klientů bez jejich souhlasu nevyužívaly za jiným účelem. Pokud není specifikace třetí osoby, které jsou Osobní údaje předávány uvedena v ZOOÚ a nebo ve Všeobecných obchodních podmínkách Zoneru, je vždy Klientovi sdělena při objednání služby.

8. PRÁVA KLIENTŮ V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

   V souvislosti s ochranou Osobních údajů má Klient právo:

   • získat od Zoneru potvrzení, zda osobní údaje, které se Klienta týkají, jsou či nejsou zpracovávány;
   • získat od Zoneru informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým Osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování nebo kritériích pro její určení, o existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz svých Osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji Osobních údajů, pokud nejsou získány od Klienta, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU;
   • získat od Zoneru kopie o něm zpracovávaných Osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob;
   • na opravu nepřesných Osobních údajů, které o Klientovi Zoner zpracovává;
   • na výmaz Osobních údajů, které se Klienta týkají, pokud nebude Zoner schopen prokázat oprávněné důvody pro další zpracování těchto Osobních údajů;
   • na omezené zpracování jeho Osobních údajů do doby vyřešení podnětu, pokud Klient popírá přesnost Osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování;
   • na oznámení ze strany Zoneru v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů, přičemž dojde-li k opravě nebo výmazu Osobních údajů Klientů, je Zoner povinen informovat jednotlivé Klienty s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí);
   • na přenositelnost údajů, které se Klienta týkají, a který má právo získat od Zoneru Osobní údaje, které se ho týkají, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Zoner o předání těchto údajů jinému Zpracovateli, to však pouze tehdy, pokud se zpracování provádí automatizovaně a Zoner tyto údaje získá na základě souhlasu Klienta nebo pro účely plnění smlouvy, a je-li předání technicky proveditelné;
   • právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Zoneru nebo proti šíření obchodních sdělení;
   • odmítnout zpracování Osobních údajů pro zasílání obchodních sdělení;
   • kdykoli odvolat souhlas se zpracováním Osobních údajů, pokud je Zoner zpracovává na základě souhlasu Klienta, přičemž tímto odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu Klienta uděleném před jeho odvoláním.

   V případě vašich pochybností o souladu zpracování osobních údajů s právními předpisy má Klient možnost podat k dozorovému úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

9. ZPRACOVATELSKÁ SMLOUVA

   Tyto ZOOÚ nenahrazují zpracovatelskou smlouvu ve Smyslu Nařízení. Je-li Klientem fyzická nebo právnická osoba, která programové produkty nebo služby Zoner užívá v souvislosti s vlastní podnikatelskou nebo jinou činností, v rámci samostatného výkonu svého povolání anebo jménem či na účet organizace, měla by tato osoba správce se Zonerem uzavřít zvláštní zpracovatelskou smlouvu za účelem naplnění Nařízení. Vyhodnocení nutnosti uzavření smlouvy je odpovědností Klienta – Správce Osobních údajů ve smyslu Nařízení. Povinnost uzavřít zpracovatelskou smlouvu se Zonerem nemají fyzické osoby užívající programové produkty anebo služby Zoneru pro osobní či domácí účely, tedy nesplňující podmínku uvedenou v předchozí větě.

10. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

    ZOOÚ dle tohoto dokumentu jsou plně v souladu se Zásadami platnými pro Zoner jako právní subjekt. Tento dokument může být dle potřeby revidován a aktualizován.

    Kontakt v Zoneru pro Klienty, určený pro komunikaci ve věci ZOOÚ:

    • email: info@zoner.cz
    • tel. 543 257 244

    Ostatní zde neuvedené záležitosti se řídí Nařízením a dále právním řádem České republiky, zejména občanským zákoníkem (č. 89/2012 Sb.), zákonem o ochraně spotřebitele (č. 634/1992 Sb.), a dalšími právními předpisy.